0 0

Смартфоны с каждым годом перебирают на себя все больше функций и многое, что раньше делалось на компьютере, теперь прерогатива мобильных устройств. Это уже произошло с просмотром мультимедиа, видеозвонками и происходит с деловой перепиской, и планированием распорядка дня.

Каждый месяц маркеты пополняются новыми приложениями для увеличения продуктивности, но мало что может сравниться по функционалу с MS Outlook. О достоинствах программы можно говорить долго и это один из немногих продуктов Microsoft, заслуживающих внимания. Но так ли легко связать Outlook с мобильным телефоном?

Синхронизировать контакты из Outlook со смартфоном можно с помощью iTunes, Kies или любой другой программы для синхронизации с компьютером. Проблемы начинаются, когда необходимо установить синхронизацию в обоих направлениях. То есть, когда вы хотите синхронизировать изменения в контактах, заметках и календаре независимо от того, на каком из устройств вы их сделали.

Ни iOS, ни Android устройства не имеют такой функции. Что более странно, даже смартфоны под управлением Windows Phone последних версий не имеют поддержки двунаправленной синхронизации с Outlook. До конца не ясно, почему данная проблема присутствует в каждом новом продукте Apple, Google и даже Microsoft. Единственное объяснение ситуации – это политика по навязыванию пользователям облачных сервисов, которую давно и успешно проводят все три гиганта.

Но давайте оставим политику больших компаний и вернёмся к основному вопросу – как заставить Outlook на смартфоне синхронизироваться с Outlook на ПК и наоборот.

Способы синхронизации

Если не рассматривать «коробочные» решения в виде iTunes и тому подобных программ, то альтернативы всего две: облачные сервисы либо программы сторонних разработчиков. Давайте коротко рассмотрим преимущества и недостатки каждого из способов.

Облачные сервисы

С облачными сервисами всё предельно понятно: iCloud и Outlook365 позволяют синхронизировать заметки, календари и контакты из Outlook с вашим телефоном.

Тем не менее, при использовании облачных сервисов вы ничем не владеете. Доверяя хранение вашей персональной информации облаку, вы рискуете потерять всё в случае сбоя или взлома аккаунта. Достаточно вспомнить все эти недавние громкие скандалы со взломом iCloud аккаунтов знаменитостей.

Многие представители малого и среднего бизнеса активно используют Outlook для тайм-менеджмента и планирования деятельности. Несовершенство облачных хранилищ данных в плане безопасности отсекает целый пласт пользователей, которые не хотят жертвовать безопасностью корпоративных данных в пользу одновременной работы на нескольких устройствах. Но и для тех, кто не владеет собственным бизнесом, вопросы безопасности данных часто не менее важны, чем стабильность работы приложения. Это толкает людей на поиск более стабильных сторонних приложений, чей функционал удовлетворяет их потребности.

Сторонние разработки

Программы сторонних разработчиков, синхронизирующие данные между Outlook и смартфоном, наголову разбивают облако по количеству функций. Одни делают резервное копирование, другие позволяют синхронизировать данные Outlook по USB-кабелю, третьи – предоставляют возможности вести логи синхронизации. В общем, полная свобода действий.

В вопросах защиты данных сторонние приложения обычно тоже впереди облачных решений. Они позволяют не только защищённо синхронизировать Outlook с Android и iOS устройствами, но и вовсе не хранить нигде копий ваших данных, даже если вы синхронизируетесь через интернет.

Что выбрать?

Среди облачных решений для синхронизации выбирать особо не приходится. Вы ограничены двумя-тремя сервисами. А вот в многообразии программ от сторонних разработчиков можно и потеряться. Здесь главное решить, какие именно функции для вас в приоритете:

  1. Хотите ли вы синхронизироваться по USB в целях безопасности?
  2. Планируете ли вы синхронизировать данные по WiFi?
  3. Нужна ли синхронизация по мобильному интернету?
  4. Хотите ли вы видеть историю изменений контактов, чтобы избежать случайного удаления?
  5. Вы хотите синхронизировать Outlook только с Android или с iPhone тоже?

Протестировав несколько программных решений, автор остановился на AkrutoSync как наиболее гибком инструменте. Приложение платное, но позволяет оценить полный функционал в пробной версии.

Что умеет AkrutoSync

Программа очень проста в использовании, но позволяет синхронизировать задачи, календари, заметки и контакты между Outlook и вашим телефоном. AkrutoSync поддерживает синхронизацию по WiFi и интернету, но не поддерживает синхронизацию по USB.  Облачной синхронизации тоже не предусмотрено. К слову, разработчики и позиционируют свой софт как стабильную и на 100% защищённую альтернативу облаку.

Ещё одной приятной особенностью, обнаружившейся в процессе теста, стала возможность синхронизировать сразу несколько устройств на разных платформах. Это означает, что если у вас телефон от Samsung, а планшет от Apple, то вы без труда синхронизируете оба устройства с Outlook и вам не придётся искать два разных софта.

Что ж, приступим.

Предварительные настройки

Шаг 1. Установка

Скачиваем и устанавливаем AkrutoSync на компьютер. Программа весит немного и устанавливается буквально в несколько кликов мышкой. После установки вы увидите главное меню интерфейса:

1

Как видите, с момента установки до фактической даты написания обзора (разница в 3 дня) программа уже успела обновиться. Постоянные обновления – залог корректной работы со всеми версиями мобильных операционных систем в дальнейшем.

Слева можно увидеть главное меню, в котором присутствует 5 категорий. Полезны только первые две. Первый пункт меню позволяет настроить режим синхронизации по WiFi или Интернету, второй – выбрать какие календари, заметки, задачи или контакты вы хотите синхронизировать с вашим мобильным телефоном. Остальные пункты носят скорее информационный характер.

Шаг 2. Настраиваем синхронизацию контактов, календарей и задач Outlook

Мы заранее подготовили наш Outlook 2010 и создали там одну тестовую Задачу, одно событие в Календаре и один Контакт.

2

3

Кликните на Select what to sync в главном меню. После этого вы попадёте в меню настройки профиля синхронизации, в котором можно выбрать какую именно информацию вы хотите получить из Outlook на вашем Android, iOS или Windows Phone девайсе. Когда выберете все необходимые данные для синхронизации, нажмите на Save.

4

Теперь вам предстоит решить, как вы хотите синхронизировать ваши данные из Outlook со смартфоном: по интернету или по вашей локальной сети WiFi. Синхронизация по WiFi обеспечивает максимальный уровень безопасности и прекрасно подойдёт в случаях, когда вы находитесь в зоне неуверенного приёма сигнала сотовой сети. Этот вариант наиболее стабилен и прост в настройке. Кроме того, вам не придётся тратить трафик мобильного устройства. С оглядкой на эти преимущества, мы рекомендуем вам настраивать синхронизацию именно посредством WiFi, но на синхронизации по интернету мы тоже остановимся отдельно.

Синхронизация Outlook со смартфоном по WiFi

С синхронизацией по WiFi всё достаточно просто. Для начала кликаем по пункту Configure AkrutoSync в главном меню слева. Перед нами открывается окно с выбором способа синхронизации. Чтобы связать ваш телефон и Outlook посредством беспроводной сети вашего дома или офиса выбираем Sync over home network. Стоит отметить, что выбор не бесповоротный и вы всегда можете переключиться на другой канал при необходимости.

5

На следующем экране указываем, какие данные нужно синхронизировать. Нажимаем Save и переходим к следующему экрану. Тут нас попросят удостовериться, что телефон и компьютер подключены к одной беспроводной сети.

6

Нажимаем Continue и переходим на следующий этап. Здесь нам нужно добавить AkrutoSync в исключения фаерволла (инструкции прилагаются). В нашем случае достаточно было нажать на Continue, так как KIS сам добавил соответствующие разрешения.

Следующий шаг заключается в том, чтобы открыть браузер на вашем телефоне и ввести туда адрес, который вы видите в левом верхнем углу экрана. На нашем скриншоте это http://192.168.0.101

Обратите внимание, что нужно ввести все цифры вручную, а не выбирать из предложенных браузером вариантов.

7

После перехода по адресу вы увидите страницу, на которой вам предложат установить SSL сертификат. Устанавливайте его. Это нужно для шифрования данных при синхронизации, чтобы никто не смог перехватить передаваемые данные. По мере продвижения в настройках программа будет иллюстрировать необходимые шаги в интерфейсе.

После установки сертификата нажмите на кнопку Continue в интерфейсе AkrutoSync. Поздравляем, почти все шаги пройдены. Теперь программа предупредит вас, что во время первой синхронизации с Outlook имеющиеся на телефоне Задачи, Календари и Контакты не будут синхронизированы с ПК.

На следующем экране вам предстоит задать логин и пароль, чтобы дополнительно защитить процесс коммуникации между устройствами. После этого программа покажет, как настроить на вашем девайсе Exchange account, чтобы с его помощью синхронизировать телефон c Outlook.

8

После финальных настроек вы получите автоматическую синхронизацию Outlook и iPhone (или любого другого телефона). Это означает, что любые изменения, которые вы делаете в Заметках, Календаре, Задачах или Контактах Outlook, отобразятся в вашем телефоне. И наоборот, любые правки, которые вы сделаете в Календаре или Контактах своего телефона, отобразятся в Outlook на вашем ПК.

Давайте посмотрим, как это работает. В самом начале теста мы создали тестовые заметку, задачу и контакт. После последнего шага в синхронизации AkrutoSync автоматически добавил их в телефон.

9

Теперь поменяем какие-нибудь данные, чтобы посмотреть, работает ли обратная синхронизация изменений из iPhone в десктопный Outlook. Давайте добавим Фамилию в наш тестовый Контакт.

Буквально сразу же после обновления контакта в телефоне наблюдаем обновление в Outlook:

10

Синхронизация данных Outlook и телефона по интернету

Бывают ситуации, когда синхронизация по WiFi не подходит. Например, если данные в Outlook изменяет ваш секретарь или коллеги по работе. В таком случае обеспечить постоянный обмен данными между Outlook можно силами того же AkrutoSync, но уже не по WiFi, а по мобильному интернету.

Настройка сложнее лишь на несколько шагов, зато после этого вы всегда будете иметь актуальные данные из Outlook на вашем телефоне. К примеру, вы сможете удалённо вносить свои коррективы в Задачи и менять своё расписание в Календаре. При этом ваша корпоративная информация не выходит за пределы компании, что особенно важно в мире бизнеса.

Для настройки канала синхронизации кликаем всё по тому же пункту Configure AkrutoSync в главном меню слева. Далее попадаем в уже знакомое меню, где нужно будет выбрать какой из способов синхронизации вам больше всего подходит в данный момент.

11

Кликаем на кнопку Select под надписью Sync over the Internet и попадаем на следующий экран.

12

Здесь мы видим одну из самых важных особенностей AkrutoSync: вы можете синхронизировать данные из Outlook Календаря или Задачи одновременно с несколькими устройствами. У вас может быть два компьютера и iPhone, Samsung Galaxy S7 и iPad или даже три планшета под управлением разных операционных систем. С синхронизацией всего этого программа справляется на отлично.

Выбираем нужную нам операционную систему. В нашем случае мы синхронизируем данные из Outlook 2010 с iPhone 6S, поэтому выбираем iOS. Кликаем на Save и переходим к следующему шагу. Тут программа попросит нас ещё раз перепроверить настройки синхронизации и пропустит к следующему шагу, где будет нужно внести несколько настроек в роутер.

13

Надпись говорит нам о необходимости донастроить ваш роутер и предлагает сделать это автоматически или вручную по инструкции. Кликаем на configure automatically и ждём. Через несколько секунд вы должны увидеть зелёную надпись Success. Your router has been configured. Click “Continue”.

На следующем экране программа предложит вам зарегистрировать DNS для вашего компьютера. DNS в этом процессе выступает неким «посредником», через которого и будут общаться ваши устройства. Вы можете зарегистрировать аккаунты в двух предложенных сторонних сервисах (это бесплатно) или ввести свои данные DNS (опция для экспертов). Вам достаточно зарегистрироваться в одном из сервисов и ввести данные учётной записи на следующем этапе. Там же вы можете сгенерировать себе нужные настройки.

14

После этого программа попросит удостовериться в том, что вам фаерволл (если таковой установлен) правильно настроен. Далее программа покажет, как установить сертификат безопасности, чтобы ваши данные не смогли перехватить при передаче.

15

Установите сертификат, после чего введите желаемый логин и пароль в появившемся окне.

16

Вы будете использовать его для настройки телефона. Когда закончите, нажмите на Continue. После этого вы попадёте на экран, где вам покажут, как настроить Exchange аккаунт на мобильном устройстве. Введите туда ваш логин и пароль и сохраните.

17

Поздравляем! После этих нехитрых шагов вы сможете синхронизировать ваши Задачи, Контакты и Календарь Outlook между компьютером и телефоном по интернету без каких-либо проводов.

Подведём итоги

На наш взгляд, AkrutoSync прекрасно справляется с поставленной задачей по синхронизации Контактов, Задач и прочих данных между Outlook и iPhone. Есть все основания полагать, что программа также хорошо синхронизирует Outlook с Android и Windows Phone устройствами, так как принцип работы не меняется от платформы к платформе.

Преимущества:

  • Простота установки.
  • Периодические бесплатные обновления.
  • Поддержка всех версий Outlook.
  • Не нужно устанавливать дополнительные приложения на телефон, программа импортирует данные из Outlook прямо в нативные Календари, Задачи, Контакты.
  • Автоматическая синхронизация – после настройки вам не нужно будет ничего нажимать.
  • Синхронизация Контактов, Задач, Календарей и Заметок Outlook между ПК, iOS, Android и Windows Phone устройствами.
  • Возможность синхронизации Outlook между двумя компьютерами.
  • Возможность синхронизировать Outlook нескольких устройствах одновременно (компьютер-источник + любое количество устройств).
  • Возможность синхронизации как по интернету, так и по WiFi.
  • История синхронизации, а значит, возможность восстановить нечаянно удалённые данные.
  • Бесплатная техническая поддержка клиентов 24/7.

Недостатки:

  • Отсутствие возможности синхронизации по USB.
  • Поддержка только двух языков интерфейса: Английского и Немецкого.
  • Отсутствие версии для Mac OS.

Количество достоинств явно превосходит количество недостатков. Наряду с, пожалуй, наиболее широким функционалом и гибкой ценовой политикой, AkrutoSync является отличным решением для синхронизации вашего телефона и Outlook. Эта программа без сомнения поможет многим представителям бизнеса ответить на вопрос как защитить свои данные в Outlook и повысить уровень безопасности корпоративной информации.

Скачать AkrutoSync вы можете здесь: www.akruto.com/get-akruto-sync/

Средняя цена7999грн.
Рейтинг CHIP
90Пользовательский рейтинг
0

Samsung Galaxy S5

Samsung Galaxy S5 получил 5,1-дюймовый Super AMOLED-дисплей с разрешением 1920х1080 пикселей и построена на базе четырехъядер...

Дополнительно