Организация облачного офиса в SkyDrive

Организация облачного офиса в SkyDrive

« »

Предположим, вы работаете над каким-либо проектом с другими людьми. Ваши коллеги находятся на другом конце города или даже в другом уголке страны. Кто-то использует PC, кто-то предпочитает Mac. Вы хотите создать убедительную презентацию, хороший бизнес-план или провести качественный финансовый анализ.

Многие используют устаревшие методы - работают порознь и обмениваются файлами. Это усложняет работу, поскольку не всегда ясно, работаете ли вы с последней версией документа. Препятствием могут стать и ограничения на размеры прикрепленных файлов в электронной почте. Много времени тратится на то, чтобы соединить разные документы Word или презентации PowerPoint.

Чем может помочь SkyDrive

Благодаря SkyDrive вы можете хранить все свои файлы в одном месте, и каждый участник проекта получает доступ к последней версии документа. Также вы можете использовать бесплатные веб-приложения Office для редактирования документов из любого браузера.

Большинству людей неизвестно, что SkyDrive и веб-приложения Office интегрируются с Office,  установленным на PC или Mac, так что можно работать над документами, хранящимися в облаке, прямо из программ, установленных на компьютере. Если правильно настроить сервис, то можно работать над документом Word или презентации в PowerPoint одновременно с другими людьми.

Таким образом, вся команда получает мощные инструменты для авторского оформления и форматирования проекта, которые знакомы всем по Microsoft Office. Все могут работать над последней версией документа одновременно, и не нужно конвертировать документы, чтобы избежать конфликта форматов. А благодаря интернет-приложению OneNote и вставкам из PowerPoint SkyDrive становится штабом, в котором можно размышлять, создавать, сотрудничать и публиковать проекты.

Советы

Вот несколько подсказок для полноформатного сотрудничества в облаке через PC и Mac.

Совет 1: Добавьте SkyDrive.com на рабочий стол, чтобы быстро получать к нему доступ.

Если у вас PC, то вы можете прикрепить SkyDrive Windows 7 на панель задач, чтобы получать быстрый доступ к файлам и делиться контентом с помощью Internet Explorer 9. Если у вас Mac, то нужен другой подход. Программы вроде Fluid или Automator помогут прикрепить SkyDrive к Доку (панели) вместе с иконкой SkyDrive. Однако такой способ может конфликтовать с программным модулем, который нужен SkyDrive для того, чтобы открывать приложения Office на Mac. Вместо этого воспользуйтесь Safari или Firefox для того, чтобы зайти в SkyDrive.com, и выберите пункт «Оставаться в системе» («Keep me signed in»), и перетащите иконку SkyDrive из адресной строки на панель рабочего стола.

Совет 2: Создайте отдельное место для команды, которое легко найти.

Есть два способа обеспечить общее пространство для команды в SkyDrive: создать SkyDrive-группу или поделиться с участниками коллектива папкой в ​​этом облачном сервисе.

Для увеличения возможностей:

• используйте вложенные папки, чтобы хранить все файлы группы в одной общей папке. Если вы так организуете контент, то ваши коллеги получат доступ ко всем документам, нажав на раздел «Общее» («Shared») в своем SkyDrive;
• в случае, если, например, вам нужно привлечь посторонних людей к проекту, настройте права доступа отдельно для каждого файла или вложенной папки. Если вы готовы поделиться своей работой со всем миром, любой контент (например, презентацию) можно открыть для общего доступа. Также есть возможность опубликовать тот или иной контент в своем блоге - для этого нужно выбрать файл в SkyDrive и нажать «Вложить» (Embed).

Совет 3: Заметки c совещаний, черновики и списки задач лучше хранить в SkyDrive, чем в электронной почте.

SkyDrive сотрудничает с OneNote, поэтому заметки и черновики можно складывать в виртуальном блокноте, который будет доступен для всей команды. Вместо того чтобы искать старые разговоры в электронной почте, каждый может получить быстрый доступ к истории проекта из одного источника.

Для этого вначале нужно создать новый блокнот в общей папке, используя веб-приложение OneNote. Затем каждый из команды сможет просматривать заметки, зайдя в эту папку.

Веб-приложение OneNote хорошо работает и на Mac, и на PC. Кроме того, его можно открывать, как и другие файлы, через закладку SkyDrive. Если у вас на PC установлена ​​программа OneNote 2010, синхронизируйте свой блокнот для работы без подключения к сети и используйте дополнительные возможности, такие как снимок экрана, оформление и другие. Получить доступ к своим заметкам можно через Windows Phone, iPhone или iPad.

Совет 4: Доступ к SkyDrive непосредственно из Word, Excel или PowerPoint, с подключением к сети или без него.

Когда команда уже собрана, может оказаться, что вы часто работаете над определенными документами, например, над презентацией или финансовой моделью.

Если вы хотя бы раз открывали файл из SkyDrive в Windows 7 и Office 2010, то вы можете прикрепить его к панели задач, кликнув правой кнопкой мыши на документе Word, Excel или PowerPoint. После этого можно исправлять и автоматически сохранять документы в облаке.

Также в Word, Excel или Word 2010 можно использовать меню "Файл / Последние документы» для других задач. Например, можно прикреплять дополнительные файлы или целую папку.

На Mac можно получить доступ к любому SkyDrive-документу, который вы недавно открывали, зайдя в меню «Файл / Открыть недавнее» в офисном приложении, которое вы используете.

Если у вас нет доступа к сети, вы все равно можете получить доступ к документам SkyDrive. На PC нужно запустить «Центр загрузки» (Upload Center) Microsoft Office 2010 из стартового меню или с панели задач. В нем можно просматривать недавно загруженные файлы, которые сохранились в кэше для использования в оффлайн-режиме. На Mac можно зайти в «Центр загрузки» через файловый менеджер Finder.

Совет 5: Используйте соавторство в Word, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Если вы и ваши коллеги используете Word 2010 на PC, Word 2011 на Mac или веб-приложение Word, то вы имеете возможность работать вместе над одним и тем же Word-документом в SkyDrive одновременно.

Если стиль вашей команды - «разделять и властвовать», то режим соавторства может помочь увидеть конечный документ. Таким образом, каждый может убедиться, что его часть работы соответствует тому, над чем работает вся остальная команда. Можно даже увидеть, кто работает над определенным документом в указанное время.

Чтобы максимально использовать эту возможность, используйте функцию Track Changes. Она позволяет видеть каждое изменение, которое вносят в документ ваши коллеги. Если вы включите эту функцию, не забывайте, что у вас не будет возможности редактировать документ через веб-приложение Word, пока вы не подтвердите все изменения.

Совет 6: Не откладывайте презентацию PowerPoint на последнюю минуту - используйте соавторство.

SkyDrivе поддерживает PowerPoint 2010 для PC и PowerPoint 2011 для Mac, а значит, над одной презентацией можно работать вместе и одновременно. По сравнению с обменом отдельными слайдами по электронной почте это может значительно сэкономить время. Кроме того, так проще добиться единого форматирования. Чтобы воспользоваться этим преимуществом:

• добавляйте в презентации пустые кадры, на которых будет записана ее «история»;
• закрепите отдельные кадры за членами команды, тогда каждый будет точно знать, что он должен сделать. Поскольку каждый член команды периодически сохраняет свою презентацию, все автоматически будут получать обновления;
• храните прикрепленные к SkyDrive файлы Excel и PowerPoint вместе. В таком случае, если кто-то из команды обновит книгу Excel, автоматически обновится и соответствующий график в PowerPoint - без дополнительного копирования, вставки и перезаписи.
  

Совет 7: Во избежание потери данных используйте историю версий.

Для документов Office, которые редактируются в сети или локально, SkyDrive автоматически сохраняет последние 25 версий. Они хранятся в облаке, однако в объем данных, которые вы резервируете на SkyDrive, не входят. Версии позволяют восстановить файл после внесения ошибочных изменений. Кроме того, они помогают вернуться назад и увидеть, насколько далеко зашел проект.

Для возврата по истории версий нужно кликнуть на документе Office и выбрать восстановление или удаление определенной версии. Если вы хотите восстановить предыдущую версию, SkyDrive не запишет ее поверх текущего файла. Вместо этого он сделает снимок текущего файла и сохранит его как еще одну версию.